Wie strukturierst du deinen Tag? Es gibt so viele Möglichkeiten, viele Tools und ausprobieren macht mir viel Spaß, daher verändert sich mein System immer mal wieder.

Aktuell nutze ich ein digitales Tool und kleine Karten. Vielleicht findest du inspirierende Elemente in meinem System für deine eigene Organisation der ToDos.

Vom Chaos zur Routine

Ich bin ein chaotischer und kreativer Mensch und deswegen füllt sich meine ToDo-Liste rasant. Wenn es zu unübersichtlich wurde, habe ich das Tool gewechselt. Von Trello zu ToDo (Micorsoft) zu Evernote zu Upbase.

In Upbase habe ich mir eine Struktur geschaffen, die ganz gut funktioniert. Routine-Aufgaben, einzelne Aufgaben. Alles sortiert nach unterschiedlichen Projekten. Haushalt ist eines davon. Als es wieder chaotisch und unübersichtlich geworden ist, habe ich ein zusätzliches Projekt angelegt: Nice To Do. Hier landen alle Aufgaben, die ich gerne machen möchte, ohne akute Dringlichkeit. Jene Aufgaben, die terminiert immer wieder verschoben wurden. Das nervte mich enorm.

Stattdessen gab es in der Routine eine „Nice To Do“ Aufgabe mit der ich mir dann täglich eine Aufgabe von dieser Liste aussuchte.

In Upbase funktioniert die Routine wunderbar, aber ich sehe nicht gut, was ich am Tag geschafft habe. Das Bedürfnis dies zu sehen wuchs und so entstand eine neue Idee, die ich inzwischen schon ein paar Monate laufen lasse.

Die Karten

Um sichtbar zu machen, was ich geschafft habe, schrieb ich meine Routine-Aufgaben auf kleine Moderationskarten, etwa im A8 Format. Zu Beginn habe ich mir dazu auch eine Farbstruktur ausgedacht. Diese ist inzwischen verloren, ich hab es nicht so mit klaren Farbstrukturen und es sind die letzten Karten dieses Typs, die auch nicht mehr nachbestellbar waren.

Zusätzlich zu den Routine-Aufgaben, schrieb ich auch wichtige Einzelaufgaben auf. Alles mit Bleistift, damit ich diese Ausradieren und die Karte wieder verwenden kann. Das funktionierte eine Weile wunderbar. Es gibt Routineaufgaben, die finden täglich (werktags) statt, andere wöchentlich oder alle paar Tage. Um einen Überblick zu behalten, wann was dran ist, nutze ich weiterhin Upbase parallel. Ermöglicht mir eine zusätzliche Runde „abhaken“, ich mag das.

Morgens sortiere ich mir meinen Kartenstapel. Was ist heute dran? Dazu gibt es zwei Stapel: Einen für Business-Aufgaben und einen für Haushalt und private Dinge. für mich sehr hilfreich, um zwischen den Aufgabenarten zu wechseln. Bei der Sortierung lege ich auch eine Reihenfolge fest, die beim Abarbeiten durchaus angepasst wird.

Es entsteht im Laufe des Tages ein Ablagestapel. Ich sehe sichtbar, wie viel ich bereits geschafft habe und was noch zu tun ist.

Erneutes Chaos

Es kam wie es kommen musste. Ich begann neue Ideen, direkt auf leere Karten zu schreiben. Mir gingen die Karten aus, ich kaufte neue, andere.

Irgendwann wurde der Stapel der möglichen Aufgaben groß und ich erkannte, so kann das nicht weitergehen.

Erste Maßnahme: Dringliche Aufgaben durften direkt auf Karten, andere Ideen erstmal in Upbase. Allerdings merkte ich schnell, dass ich kaum noch Einzelaufgaben aus Upbase auf Karten holte, während die Liste dort kontinuierlich wuchs. Das war ein Probem und führte wieder dazu, dass ich alles direkt auf Karten schreiben wollte.

Workshop bei Annegret brachte Klarheit

Während des Fachbücher-Freitags erzählte Annegret (Einfach umsetzen) von ihrem  Workshop „Entrümpeln der To Do Liste“.  Ziel war zu schauen, was wir wirklich noch dieses Jahr angehen wollten.

Es war großartig!

Ich werde dir nicht alle Learnings hier zusammen fassen. Allein ein Detail machte schon einen wertvollen Unterschied für mich.

Geh deine ToDo-Liste durch und markiere jeden Punkt nach folgenden Kategorien:

• Aufgabe
• Projekt
• Routine
• Idee

Routine-Aufgaben hatte ich keine auf meiner Jahresabschluss ToDo-Liste, die ich mir im Vorfeld des Workshops als neues Projekt angelegt hatte. Da funktioniert meine Doppelstruktur.

Als Idee wird alles kategorisiert, was ich vielleicht irgendwann mal machen möchte, mich aber noch nicht entschieden habe, wirklich zu tun. Annegret empfiehlt diese auf eine separate Ideen-Liste zu packen, weil sie noch nicht auf die ToDo-Liste gehören. Du kannst dir eine ToDo setzen, um ab und zu mal in die Ideenliste zu schauen. Tatsächlich habe ich bereits eine Ideenliste in meinem System.

Dann ist da noch die Unterscheidung in Aufgabe und Projekt. Mir das bewusst zu machen war ein Gamechanger. Natürlich weiß ich theoretisch, was eine Aufgabe ist und das sie möglichst smart sein solle … Wende ich das an? Nein. Die Frage Aufgabe oder Projekt ist für mich nützlicher, als smart zu prüfen.

Eine Aufgabe ist eine konkrete lösbare Sache. Wenn du die Aufgabe liest, weißt du genau was du zu tun hast und was du dafür brauchst. Ein Projekt besteht aus mehreren Teilaufgaben.

Ich habe einen Haufen Projekte auf der Liste. Zum Beispiel Lesung planen. Dazu gehört die Auswahl der Szenen, Suche Möglichkeiten, wo ich die Lesung halten kann, was auch schon wieder sehr grob ist. Du siehst, es ist nicht so einfach, eine klare Aufgabe zu definieren.

Bewusster damit zu arbeiten hat mir in den letzten Wochen gezeigt, dass es leichter zum abarbeiten führt, als wenn ich überlegen muss, was konkret mache ich denn jetzt, um mich auf mögliche Lesungen vorzubereiten.

Neu: Annegret-Karten und Planung

Mein System hat sich folgendermaßen nach dem Workshop weiterentwickelt:

Ich mache eine Quartalsplanung, analog zum Entrümplungsworkshop. Das habe ich bereits für das erste Quartal 2026 gemacht.

Es gibt 15 neue Karten in einer einheitlichen Farbe, das sind meine Annegret-Karten, weil sie in ihrem Entrümplungsworkshop entstanden.

Auf diesen Karten landen die konkreten Aufgaben aus der Quartalsliste. Auf dieser stehen Aufgaben aus allen Projekten.

Sobald die 15 Karten abgearbeitet sind, hole ich mir neue Aufgaben. Auch hierfür gibt es eine Karte.

Einzelne Aufgaben können auch mit Terminen versehen werden, damit sie rechtzeitig berücksichtigt werden. Wir werden sehen, wie das im neuen Jahr läuft.

Lösung für die neuen Ideen

Natürlich kam ich schnell wieder an das altbekannte Problem, welche bei mir Chaos verursachte.

Die erste Aufgabe die reinkam war auch eine, die zeitnah zu erledigen war, eine Mail mit einer Bitte. Also tat ich, was ich immer tat, ich schrieb eine neue Karte und das fühlte sich mies an.

Wie gehe ich mit neuen Aufgaben um?

Zum Glück hat Annegret noch ein Recap-Treffen nach dem Workshop geplant und ich sprach dieses Problem an.

Jetzt habe ich einen Posteingang. Hier ist Platz für alle spontanen Ideen. Zusätzlich gibt es eine Routine-Karte für „Posteingang ansehen“, muss noch schauen, wie oft ich das angehe.

So weit bin ich happy.

Einige weitere Beiträge von mir

•  Warum ich ToDo Listen mag mit Reflexionsfragen für dich
• Im Wochenrückblick erkläre ich meine neuen „Fokuskarten“, ein Versuch dem Chaos zu entkommen, aktuell nicht im Einsatz
• Würfeln – Es war ein Experiment und ich mache es immer mal wieder
• Chaostage 
• Meine Reaktion auf Antonias Rant zu Produktivitätstipps

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